Die 10 besten Mail Server Monitoring Tools für fehlerfreien E-Mail-Verkehr

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die 10 besten Mail Server Monitoring Tools vor, mit denen Sie Ihr E-Mail-System schützen können. Die Tools sorgen für Dienste ohne Unterbrechungen, schnelle Problemlösungen und die Einhaltung von Branchenvorschriften.

Mail Server Monitoring ist ein wichtiger Aspekt für eine reibungslos funktionierende und sichere E-Mail-Infrastruktur in jedem Unternehmen. Ohne ein ordnungsgemäßes Monitoring riskieren Unternehmen zahlreiche Probleme wie Unterbrechungen des E-Mail-Dienstes, Sicherheitsverletzungen, ineffiziente Ressourcenzuweisung und Compliance-Probleme. Diese Probleme können zu finanziellen Verlusten, Reputationsschäden und betrieblichen Ineffizienzen führen.

Um diese Risiken zu mindern und eine stabile E-Mail-Infrastruktur aufrechtzuerhalten, können Systemadministratoren und IT-Experten auf Mail Server Monitoring Tools zurückgreifen. Diese Tools bieten eine Reihe von Funktionen, darunter Leistungsverfolgung in Echtzeit, proaktive Problemerkennung und die Möglichkeit, die Ressourcennutzung zu optimieren.

Egal, ob sie vor Ort oder in der Cloud gehostet werden: Diese Tools sind für jedes Unternehmen, das sich auf E-Mail als geschäftskritische Anwendung verlässt, unverzichtbar.

Häufig gestellte Fragen zum Mail Server Monitoring

Was sind Mail Server Monitoring Tools?

Tools für das E-Mail-Monitoring sind Softwareanwendungen oder -dienste, die Systemadministratoren und IT-Fachleute dabei unterstützen, die Leistung, Verfügbarkeit und Sicherheit ihrer E-Mail-Server genau im Auge zu behalten. Die Tools werden entweder vor Ort oder in der Cloud gehostet.

Diese Tools tragen erheblich dazu bei, dass E-Mail-Dienste reibungslos und effizient funktionieren. E-Mails sind für viele – wenn nicht sogar für alle Unternehmen – eine geschäftskritische Anwendung. Die Überwachungstools reichen von einfachen Statusmonitoren, die anzeigen, ob der Server hoch- oder heruntergefahren ist, über Tools zur Berechnung der Umlaufzeit für die E-Mail-Zustellung bis hin zu Diensten, die das Monitoring über die Größe eines Postfachs übernehmen oder nach bestimmten Nachrichten (und deren Inhalt) suchen können.

Natürlich gibt es auch zahllose ausgefeiltere Pakete, die die Ressourcenauslastung messen, die Nachrichtenwarteschlange überwachen oder Fehler- und Protokollanalysen durchführen. Außerdem können sie anhand historischer Daten Leistungstrends aufzeichnen. So können Sie feststellen, wann zusätzliche Ressourcen oder neue Server benötigt werden, um den erhöhten E-Mail-Verkehr zu bewältigen.

Beachten Sie, dass einige der hier aufgeführten Tools spezifisch für Microsoft Exchange Server produziert sind. Dies ist eine der von Unternehmen und Organisationen am häufigsten verwendeten Plattformen zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgaben. Andere unterstützen auch universelle Protokolle wie IMAP4, POP3 und SMTP. Die meisten Tools bieten kostenlose Testversionen an. Wir empfehlen, diese zu nutzen und stets die Kompatibilität mit Ihrer Infrastruktur zu prüfen, bevor Sie sich schließlich für eine Lösung entscheiden.

Warum sollten Sie in das Mail Server Monitoring investieren?

Es gibt viele Gründe, in das Mail Server Monitoring zu investieren. Hier sind fünf davon.

1. Leistungsoptimierung: Das kontinuierliche Monitoring kann Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren, die die Leistung Ihrer Mailserver verbessern. Manchmal sind dafür keinerlei Hardware-Upgrades erforderlich.

2. Sicherheit: Durch die Überwachung können Sie frühzeitig Anzeichen für ungewöhnliches Verhalten oder Nutzungsmuster erkennen, die auf einen Angriffsversuch oder einen laufenden Angriff hindeuten. So haben Sie Zeit, zu reagieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen, bevor es zu einem Datenleck kommt.

3. Ressourcenzuweisung: Finden Sie heraus, wo zu viele oder zu wenige Ressourcen genutzt werden, damit Sie diese entsprechend dem tatsächlichen Bedarf umverteilen können, um eine möglichst effiziente Nutzung Ihrer Systeme zu gewährleisten.

4. Proaktive Wartung: Die Überwachung ermöglicht es Ihnen, potenzielle Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie kritisch werden und zu Ausfällen führen, die die Leistung Ihrer Anwendungen oder sogar die Rentabilität Ihres Unternehmens beeinträchtigen können.

5. Einhaltung von Vorschriften: Unternehmen, die mit sensiblen Informationen wie Finanz- oder Gesundheitsdaten umgehen, müssen strenge Vorschriften einhalten, die festlegen, wie diese Informationen gespeichert und behandelt werden. Durch das Monitoring können Sie die Einhaltung dieser Standards nachweisen und Genehmigungen einholen, die für den Fortbestand Ihres Unternehmens entscheidend sein können.

Worauf ist bei der Auswahl von Mail Server Monitoring Tools zu achten?

Grob zusammengefasst gibt es 5 Hauptmerkmale, die Sie bei der Auswahl von Mail Server Monitoring Tools beachten sollten. Bedenken Sie, dass diese je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen variieren können.

• Die Fähigkeit, viele Aspekte Ihrer Mailserver gleichzeitig zu überwachen.
• Eine zentrale Anzeige der Informationen vieler Sensoren für eine bessere Beobachtbarkeit.
• Anpassbare Warnungen und automatische Benachrichtigungen bei der Auslösung von Alarmen.
• Native und automatische Berichtsfunktionen, damit Sie Mitarbeiter und Management auf dem Laufenden halten können.
• Ein kostenloser Testzeitraum, damit Sie ausprobieren können, wie das Tool mit Ihrer Netzwerkinfrastruktur funktioniert.

Wie erfolgt das Mail Server Monitoring?

Es gibt viele Mail Server Monitoring Tools von ebenso vielen verschiedenen Anbietern. Manche konzentrieren sich nur auf einen einzigen Aspekt der Aufgabe, andere bieten diese Fähigkeit als Teil einer breiteren Palette von Funktionen an. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige davon vor.

Die besten Mail Server Monitoring Tools

PRTG

Mit mehr als 250 eingebauten Sensoren für verschiedene Aufgaben, Gerätetypen und Anwendungsfälle werden Sie kaum etwas finden, das Sie mit PRTG nicht überwachen können. Zudem können Sie Sensoren beliebig kombinieren und sogar benutzerdefinierte Sensoren einsetzen, um Überwachungslösungen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, zu erstellen.

Es gibt Sensoren zum Monitoring interner Parameter, der Mail-Warteschlange, von Backups und öffentlichen Ordnern auf Exchange-Servern sowie Sensoren für IMAP-, POP3- und SMTP-Server. Müssen Sie ein Postfach auf Nachrichten von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Betreff überwachen, wie zum Beispiel die von einer Backup-Software gesendeten Nachrichten? Auch das ist einfach.

Die von PRTG gesammelten Informationen werden auf einem zentralen Dashboard mit allen relevanten Metriken angezeigt. Sie können Warnmeldungen auf der Grundlage von Schwellenwerten festlegen, bei deren Überschreitung Sie per SMS oder E-Mail benachrichtigt werden. Außerdem gibt es eine automatische Berichtsfunktion, mit der Sie das Management und Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten können.

PRTG Network Monitor ist sowohl mit einer unbefristeten Lizenz als auch mit einem monatlichen Abonnement über PRTG Hosted Monitor erhältlich. Die Software erfordert einen Computer mit Windows Server 2012 R2, 2016, 2019, 2022 oder Windows 11. PRTG kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden, wobei alle Funktionen während dieses Zeitraums zur Verfügung stehen.

ManageEngine Applications Manager

Das Monitoring-Paket von ManageEngine Applications Manager beinhaltet Module zum Monitoring Ihrer Mailserver. Hierbei legt er ein besonderes Augenmerk auf Microsoft Exchange Server. Er kann die Speicher- und Festplattenauslastung messen, um deren Leistung zu optimieren.

ManageEngine Applications Manager unterstützt das Monitoring verschiedener Serverrollen wie Mailbox, Client Access, Unified Messaging, Hub Transport und Edge Transport. Es ermöglicht auch das Monitoring von Mailbox- und öffentlichen Ordnerdatenbanken, hilft bei der Fehlersuche in der Outlook-Konnektivität und kann E-Mails, Voicemails, Faxe, Kalenderinformationen und Kontakte überwachen.

Dieses Tool ist auch als mobile App für iOS und Android verfügbar. Es enthält Funktionen wie eine Übersicht über alle Monitore, Gruppen und Untergruppen mit Verfügbarkeits- und Gesundheitsstatus, Benachrichtigungen für kritische und warnende Alarme und Push-Benachrichtigungen für Gesundheits- und Verfügbarkeitswarnungen. Es gibt auch einen mobilen Web-Client, der für jedes Smartphone mit einem modernen Webbrowser geeignet ist.

ManageEngine Applications Manager ist ein SaaS-Angebot, dessen Preise auf Anfrage erhältlich sind. Es läuft auf Windows Server 2012 R2, 2016, 2019, 2022, Windows 10 oder Windows 11 und auch auf Linux-Distributionen wie CentOS, Debian, Fedora, openSUSE, Oracle Linux, Red Hat Enterprise Linux (7 und 8), SUSE Linux Enterprise und Ubuntu. Es ist eine 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Nagios XI

Assistenten helfen Ihnen bei dem einfachen Monitoring von POP3-, IMAP-, SMTP- und Microsoft Exchange-Servern (einschließlich Dienststatus, Protokollverfügbarkeit und Leistungsmetriken). Es gibt auch einen Assistenten zum Monitoring der E-Mail-Zustellung und viele andere Add-ons für das E-Mail-Monitoring.

Es können mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Zugriffsrechten auf die Weboberfläche eingerichtet werden, sodass die Beteiligten leicht auf relevante Informationen zugreifen können, auf mehr jedoch nicht. Wie bei anderen Tools können bei Ausfällen Warnungen an IT-Mitarbeiter und Endbenutzer per E-Mail oder mobile Textnachrichten gesendet werden.

Nagios XI ist in den zwei Editionen „Standard“ und „Enterprise“ erhältlich. Es gibt eine voll funktionsfähige 30-tägige kostenlose Testversion. Nagios XI läuft nur nativ unter Linux, genauer gesagt unter Distributionen wie CentOS, Red Hat Enterprise Linux (RHEL), Ubuntu oder Debian. Es kann jedoch auch auf Windows-Servern mit Virtualisierungslösungen wie VMWare, Virtual Box oder Hyper-V ausgeführt werden.

SolarWinds Server and Application Monitor

Der SolarWinds® Server & Application Monitor (SAM) ist ein komplettes Infrastruktur-Monitoring-Paket, das Sie bei dem Mail Server Monitoring, der Planung von Mailbox-Kapazitäten und dem Management von E-Mail-Problemen unterstützt.

Dazu gehört die Möglichkeit, die E-Mail-Zustellung zu testen und die Umlaufzeit für Protokolle wie MAPI, POP3, IMAP4 und SMTP zu messen. Es kann Spitzen im E-Mail-Verkehr und Engpässe bei der Server-CPU erkennen, Replikations-, Speicher-, RPC-Anfragen und Datenbankkapazitätsprobleme diagnostizieren und Echtzeit- sowie historische Leistungsdaten zur Behebung von Mailserverproblemen verwenden.

Die Daten werden in einem integrierten Dashboard dargestellt, das einen Einblick in die Leistung von Systemen, Anwendungen und Infrastruktur bietet, unabhängig davon, wo diese sich befinden. Diese Informationen können in der gesamten Umgebung visualisiert und korreliert werden. Dies geschieht mit dynamischem Baselining, um zu definieren, was normaler Betrieb ist und was einen Alarm auslösen sollte.

SolarWinds Server and Application Monitor wird in einem flexiblen Lizenzierungsmodell angeboten, das je nach Bedarf ein Abonnement oder eine unbefristete Lizenzierung vorsieht. Zu den Systemanforderungen für einen lokal gehosteten Server gehören Microsoft Windows Server 2012, 2012 R2, 2016, 2019 oder 2022 und Microsoft SQL Server 2016 oder höher. Eine kostenlose, voll funktionsfähige 30-Tage-Testversion ist verfügbar.

Zabbix

“Intelligente Schwellenwerte” geben Ihrem Team die Möglichkeit, eine Ursachenanalyse für Probleme durchzuführen und Anomalien zu erkennen. Es gibt ein KI-basiertes Trendvorhersagesystem, das Sie nicht nur darüber informiert, dass Ihr Mailserver in Leistungsprobleme geraten wird, sondern auch darüber, wie viel Zeit bis zum Erreichen eines Schwellenwerts verbleibt.

Das Benachrichtigungssystem ist sehr flexibel und unterstützt nicht nur SMS und E-Mail, sondern auch moderne Kommunikationsplattformen wie unter anderem Slack, Microsoft Teams oder Telegram. Die Nachrichten können sogar je nach Art und Rolle des Empfängers angepasst werden.

Der Zabbix-Server läuft nur auf Linux, vor Ort oder in der Cloud. Unterstützte Distributionen sind Alma Linux, CentOS, Debian, Oracle Linux, Raspberry Pi OS, Red Hat Enterprise Linux, Rocky Linux, SUSE Linux Enterprise Server und Ubuntu, jeweils für x64- und arm64-Architekturen.

Zabbix ist zwar Open-Source und kostenlos, aber Sie zahlen für den technischen Support. Es gibt fünf Support-Stufen (Silber, Gold, Platin, Enterprise und Global I), jede mit unterschiedlichen Verfügbarkeitsstufen, Reaktionszeiten, Vorfällen und Supportkontakten.

Netwrix

Netwrix Auditor ist eine umfassende Monitoring-Software für Microsoft Exchange, die den Auditing-Prozess sowohl für Exchange Server vor Ort als auch für Exchange Online vereinfacht. Dieses Tool wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre E-Mail-Systeme effizient zu überwachen und zu sichern. Dies gelingt ihm, indem es Einblicke in Echtzeit und proaktive Warnungen bietet, die es einfacher machen, potenzielle Sicherheitsbedrohungen und betriebliche Probleme zu identifizieren und darauf zu reagieren.

Es benachrichtigt Benutzer automatisch über kritische Ereignisse, die sich auf die Sicherheit und Verfügbarkeit ihrer E-Mail-Systeme auswirken könnten. Hierzu zählen zum Beispiel Änderungen an Exchange-Konfigurationen, Aktivitäten von Nicht-Eigentümern in wichtigen Mailboxen und das Hinzufügen von Remote-Domänen. Darüber hinaus identifiziert es Benutzerkonten mit hohem Risiko und bietet eine einheitliche Ansicht von Warnungen über anomale Aktivitäten in allen geprüften Systemen. Dies verbessert die Erkennung von potenziellen Bedrohungen.

Dieses Tool ermöglicht es Unternehmen, betriebliche Vorfälle zu untersuchen und Probleme effizienter zu beheben, indem es eine interaktive Suchfunktion für eine schnelle Datenanalyse bietet. Intuitive Dashboards geben einen Überblick über Änderungen und helfen dabei, Auffälligkeiten in der Benutzeraktivität zu erkennen. Netwrix Auditor vereinfacht außerdem die Vorbereitung auf Compliance-Audits. Dies gelingt ihm, indem es sofort einsetzbare Compliance-Berichte bereitstellt, die den gängigen gesetzlichen Standards entsprechen und so den Nachweis über die Einhaltung von Standards erleichtern.

Die Preise für Netwrix Auditor sind nur auf Anfrage erhältlich. Die Software erfordert Windows Server 2012, 2012 R2, 2016, 2019 oder 2022, oder Windows 8.1 oder 10. Es ist eine 20-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Opsview Monitor

Opsview Monitor ist eine Softwareplattform für System- und Netzwerküberwachung. Sie unterstützt IT-Teams bei dem Monitoring und der Verwaltung ihrer Infrastruktur und Anwendungen. Außerdem bietet sie ein umfassendes Set an Tools und Funktionen zum Monitoring der Leistung und Verfügbarkeit verschiedener Komponenten in einer IT-Umgebung, einschließlich Servern, Netzwerkgeräten, Anwendungen und Cloud-Diensten.

Die Plattform bietet ein kontinuierliches Monitoring von E-Mail-Systemen, die eine 24/7/365-Verfügbarkeit gewährleistet, mit automatischer Identifizierung von lokalen und cloudbasierten E-Mail-Systemen. Opsview Monitor identifiziert auch sofort die Ursache von Problemen und übernimmt das Monitoring von SMTP-, IMAP- und POP3-Diensten sowie beliebter SaaS-basierter E-Mail-Anwendungen wie Google Apps und Office 365. Betriebliche Konfigurationen können automatisiert werden, es werden anpassbare Dashboards bereitgestellt und zudem können SLA-Berichte erstellt werden. Es werden alternative Benachrichtigungsmethoden über E-Mail hinaus für Systemausfälle angeboten.

Das Monitoring erfolgt über Add-Ons, sogenannte „Opspacks“. Mit dem Exchange Server Monitoring Opspack können Sie beispielsweise den Server-Status, den Mail-Fluss, die Datenbank-Metriken und die Client-Konnektivität überprüfen. Das Mail Server Monitoring Opspack ermöglicht die Überprüfung der Konnektivität von IMAP4-, POP3- und SMTP-Servern sowie eine Überprüfung der DNS-Blacklist. Neben den von Opsview verwalteten Paketen kann dieses Tool auch Plugins und Add-ons verwenden, die auf dem Nagios Exchange frei verfügbar sind.

Opsview Monitor ist als SaaS-Lösung in drei Varianten erhältlich: ein Cloud-Hosting-Angebot ab 150 Hosts und zwei On-Premises-Angebote für Unternehmen mit weniger als 300 (SMB) oder mehr als 400 (Enterprise) Hosts. Unterstützte Betriebssysteme für die Installation vor Ort sind Debian 10.x, Red Hat Enterprise Linux (RHEL) 7.x oder 8.x, CentOS 7.x, Oracle Linux 7.x oder Ubuntu 18.04 oder 20.04.

ENow

ENow Mailscape ist ein Monitoring-Paket, das sich auf die Tools von Microsoft konzentriert: Neben dem Monitoring und der Berichterstattung von Exchange und Microsoft 365 bietet es auch das Monitoring von Active Directory und die Optimierung von Microsoft 365-Lizenzen.

Es ermöglicht einen visuellen Ansatz für das Monitoring von Exchange, mit einer einzigen Anlaufstelle für die gesamte Messaging-Umgebung. Mithilfe synthetischer Transaktionen können Sie den E-Mail-Verkehr, die Replikation und alle Kernkomponenten Ihrer E-Mail-Infrastruktur überwachen und so Probleme schneller erkennen und eingrenzen.

Es kann die Festplatten- und Speicherleistung, den Internet-, internen und Cloud-Mailverkehr, die Datenbank sowie den Systemzustand und die Leistung überwachen. All diese Daten können in anpassbare Berichte (mit mehr als 250 integrierten Berichten) eingespeist werden. Dazu zählen Serverberichte zur Gewährleistung der SLA-Einhaltung, Client-Zugriffsberichte und Berichte zum Nachrichtenverkehr.

Die Preise für ENow sind auf der Website des Entwicklers nicht sofort einsehbar. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar, aber es gibt keine Informationen über die Dauer des Testzeitraums.

MXAlerts

MXAlerts ist ein Dienst, der die wichtigste Funktion Ihres E-Mail-Servers überwacht: die Fähigkeit, E-Mails zu senden und zu empfangen. Der Dienst sendet Ihrem Server automatisch alle paar Minuten eine E-Mail, und Ihr Server antwortet automatisch. Wenn der Dienst keine Antwort von Ihrem Server erhält, wird er Sie darauf hinweisen, dass etwas nicht in Ordnung ist.

Dies wird als „Round Trip Monitoring“ bezeichnet und ist eine der einfachsten Methoden für die Überwachung eines E-Mail-Servers. Da die Warnmeldungen an eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl gesendet werden, können Sie das Monitoring Ihrer E-Mail-Server sogar bequem mit Ihrem Smartphone durchführen.

MXAlerts ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung, sodass keine Installation notwendig ist. Die Preisstruktur ist sehr einfach und klar. Sie richtet sich nach der Anzahl der zu überwachenden Server: Je höher die Serveranzahl, desto niedriger sind die Kosten pro Server. Es ist eine 15-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

LogicMonitor

LogicMonitor bietet das Monitoring von E-Mail-Diensten in Bezug auf Zustandsdaten, einschließlich Round-Trip-Zeit und Transitzeit. Es gibt auch eine Reihe von Modulen, die ein umfassendes, sofort einsatzbereites Monitoring für den Microsoft Exchange Mail- und Kalenderserver sowie das Monitoring von Microsoft Office 365 ermöglichen.

Die Serverüberwachungsfunktion kann Metriken wie CPU-Auslastung, Festplattenplatz und Speichernutzung erfassen und die Leistung Ihres Mailservers mit der Leistung des Betriebssystems und der Speichergeräte in Beziehung setzen. Sie kann außerdem die Ressourcennutzung Ihres Exchange-Servers verfolgen, Client-Zugriffsanfragen, Datenbanklatenz, IO- und Cache-Größe, Transportwarteschlangen, Warnstatus und vieles mehr überwachen.

Ein intelligentes Warnsystem kann Änderungen und Anomalien in Ihrer Infrastruktur erkennen. Hierzu zählen zum Beispiel Serverprotokollereignisse, die zu Serviceproblemen führen könnten, allgemeine Konfigurationsänderungen oder Patch-Updates, die die Verbindung unterbrechen könnten. Das Tool reduziert das Warnrauschen, indem es sich auf die richtigen Erkenntnisse zu richtigen Zeit konzentriert.

LogicMonitor ist ein SaaS-Angebot, aber die Preisgestaltung ist nicht eindeutig: Die Website verweist interessierte Benutzer darauf, ein Angebot einzuholen, ohne Details zu den verfügbaren Plänen und deren Funktionen zu nennen. Es werden mehrere zusätzliche Dienste angeboten und Mengenrabatte erwähnt. Es ist eine 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Fazit

Unser Favorit unter all diesen Tools zum Mail Server Monitoring ist Paessler PRTG, da es alle von uns gewünschten Funktionen beinhaltet und so Ihre Arbeitsabläufe rationalisiert. Dies gelingt, indem das Tool Ihnen ermöglicht, das Monitoring Ihrer gesamte Infrastruktur mit einem einzigen Tool durchzuführen.

Die eingebauten Sensoren decken viele der wichtigsten Anwendungsfälle ab, ohne dass Sie zusätzliche Geräte kaufen müssen. So können Sie nicht nur Ihre Mailserver, sondern auch beispielsweise Ihr Netzwerk, Ihre Dienste, IoT-Geräte oder Ihre Cloud-Infrastruktur überwachen. Außerdem ist es erweiterbar. Das heißt, Sie können Sensoren von Drittanbietern einsetzen oder sogar Ihre eigenen entwickeln, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

Alles in allem bedeutet dies, dass Sie sich nicht mehr auf eine Vielzahl von Einzellösungen verlassen müssen, die potenzielle Risiken wie Konflikte mit Ihren aktuellen Arbeitsabläufen und sogar Netzwerksicherheitsprobleme mit sich bringen können. Es ist wirklich das „Schweizer Taschenmesser“ unter den Monitoring-Tools.