Desperdício com SaaS começa a pesar no orçamento

O uso de cloud computing cresceu, e os aplicativos móveis também, fazendo do SaaS (software como serviço) um mercado que movimentou US$ 205 bilhões em 2023, segundo o Gartner, que pode subir para US$ 374 bilhões até 2028, aponta um relatório do Statista. O cenário mostra a vitalidade do mercado (há hoje mais de 30 mil empresas de SaaS no mundo), mas também sinaliza problemas.

Em 2024, a receita de SaaS deve crescer para US$ 244,20 bilhões. Depois dos custos com a folha de pagamento, o gasto com software é, para muitas companhias, a segunda despesa mais importante, sinaliza a inglesa Vertice, startup especializada em gestão de carteiras corporativas de SaaS. As empresas podem gerenciar praticamente tudo com SaaS e gastam, em média, US$ 8 mil por funcionário, por ano.

É aí que habitam os problemas, aponta um relatório recente divulgado pela Vertice:

• Dependendo do tamanho da empresa, o desperdício financeiro anual com SaaS pode variar de US$ 500 mil (empresas com 100 a 399 funcionários) a US$ 4,3 milhões (acima de 2 mil funcionários).

• Por desperdício, a Vertice entende a compra desnecessária ou ineficiente de software, que decorre de provisionamento excessivo, subutilização, ou a famosa “compra na sombra” (shadow IT) feita sem pedir autorização, usando o cartão corporativo.

• A pesquisa “State of SaaS”, da Productiv, mostra, por exemplo, que o ChatGPT está na lista das top 20 aplicações “shadow” usadas em 2023.

• A subutilização das licenças SaaS em diferentes áreas da empresa varia de 5% (no RH) a 52% (em vendas). Na média, estamos falando de 33% de subutilização, pela conta da Vertice. Na conta da Productiv, a subutilização passa dos 50%.

Para complicar, o SaaS Inflation Index 2024, da Vertice mostra que, mesmo sem comprar uma licença nova, as empresas vão gastar 8,7% mais em 2024 com SaaS. É a “inflação do software” que superou o índice de inflação dos EUA e de muitos países. Segundo a Vertice, quase três quartos (73%) dos fornecedores de software aumentaram seus preços em 2023.

Pela primeira vez, segundo Eldar Tuvey, CEO e fundador da Vertice, em 2023 as empresas gastaram mais com software como serviço do que com benefícios de saúde para os funcionários. Os números foram levantados a partir de uma base de dados de compras de 16.000 fornecedores, da Vertice.

A startup, que faz a ponte entre os CFOs e a tecnologia, com a ferramenta de Cloud Cost Optimization, para gestão de despesas com SaaS, acaba de fechar uma rodada de investimento Series B, de US$ 25 milhões, liderada pela 83North e Bessemer Ventures, fundo especializado em startups de nuvem. No total, a Vertice já captou US$ 51 milhões, desde janeiro de 2022, e sua receita recorrente (ARR) cresceu 7x em 2023.

As empresas de hoje adotam o software como serviço para adicionar recursos rapidamente, sem grandes investimentos em infraestrutura e equipe para desenvolvê-los internamente. Um líder empresarial escolhe um serviço, assina um contrato e rapidamente tem uma ferramenta de CI/CD, um sistema completo de HRM ou outro aplicativo empresarial.

Aqui estão as etapas para um gerenciamento eficaz de gastos com SaaS:

1. Identifique todos os aplicativos SaaS em uso, inclusive os adquiridos formalmente, bem como os aplicativos resultantes de gastos indevidos ou herdados de fusões e aquisições. Para as empresas que não têm um registro atualizado de todos os aplicativos em uso, elas podem começar analisando as faturas recorrentes. O desafio desse método são os vários ciclos de faturamento. Alguns softwares são pagos trimestralmente, enquanto outros podem ser pagos anualmente ou mais, criando uma extensa lista de faturas que devem ser revisadas para identificar qualquer gasto com SaaS.
2. Reúna detalhes relevantes sobre seus gastos com SaaS para que você tenha uma compreensão das métricas que geram custos. Depois que todos os aplicativos SaaS tiverem sido identificados, compile pontos de dados importantes dos contratos de SaaS, incluindo
   • Condições de pagamento
   • Estrutura de preços
   • Prazo do contrato
3. Analise o impacto e a utilização dos gastos com SaaS. Identifique áreas de gastos excessivos, redundância, subutilização e TI invisível. Essa análise pode ser feita por meio de várias ferramentas, como planilhas ou software de gerenciamento de gastos com SaaS.
4. Desenvolva um plano para reduzir os gastos com SaaS. Esse plano deve incluir ações específicas que a empresa tomará para reduzir seus custos de SaaS, incluindo
   • Negociar melhores preços nos níveis de utilização atuais ou encontrar maneiras de consolidar fornecedores, capturar volume ou descontos em vários produtos
   • Eliminar assinaturas ou licenças de software não utilizadas ou subutilizadas
   • Encontrar fornecedores concorrentes por meio de sites de avaliação (por exemplo, G2) que possam ajudar a identificar alternativas mais baratas para os aplicativos que estão sendo usados atualmente
5. Implementar o plano para reduzir os gastos com SaaS. Isso pode envolver algumas ou todas as ações listadas acima ou a implementação de um software ou plataforma de gerenciamento de despesas de SaaS.

Uma solução de gerenciamento de gastos de SaaS pode ajudar a automatizar o processo de gerenciamento e otimização da pilha de SaaS e fornecer informações sobre onde os custos podem ser reduzidos ou melhor investidos. Devido ao número de aplicativos que a maioria das organizações usa e às renovações que processam em um ano, a utilização de uma plataforma de gerenciamento de gastos de SaaS desenvolvida especificamente para esse fim pode economizar tempo e dinheiro e fornecer visibilidade em tempo real do seu conjunto de SaaS. Embora possa parecer estranho comprar um software para ajudar você a economizar em software, uma solução de gerenciamento de gastos de SaaS ajuda a garantir que você esteja maximizando continuamente seus investimentos em SaaS.