El despilfarro del SaaS empieza a pesar en el presupuesto

El uso de la computación en nube ha crecido, al igual que las aplicaciones móviles, convirtiendo el mercado del SaaS (software como servicio) en un mercado de 205.000 millones de dólares en 2023, según Gartner, que podría aumentar a 374.000 millones de dólares en 2028, según un informe de Statista. Este escenario muestra la vitalidad del mercado (actualmente hay más de 30.000 empresas de SaaS en el mundo), pero también señala problemas.

Para 2024, se espera que los ingresos por SaaS crezcan hasta los 244.200 millones de dólares. Después de los costes salariales, el gasto en software es el segundo más importante para muchas empresas, según Vertice, una start-up británica especializada en la gestión de carteras corporativas de SaaS. Las empresas pueden gestionarlo prácticamente todo con SaaS y gastan una media de 8.000 $ por empleado y año.

Ahí es donde radican los problemas, señala un informe reciente publicado por Vértice:

• Según el tamaño de la empresa, el derroche económico anual con SaaS puede variar entre 500.000 $ (empresas de 100 a 399 empleados) y 4,3 millones de $ (más de 2.000 empleados).

• Por despilfarro, Vértice entiende la compra innecesaria o ineficaz de software, resultante del exceso de aprovisionamiento, la infrautilización o la famosa «TI en la sombra» realizada sin pedir permiso, utilizando la tarjeta corporativa.

• La encuesta «Estado del SaaS» de Productiv muestra, por ejemplo, que ChatGPT está en la lista de las 20 aplicaciones en la sombra más utilizadas en 2023.

• La infrautilización de las licencias SaaS en distintas áreas de la empresa varía del 5% (en RRHH) al 52% (en ventas). De media, estamos hablando de un 33% de infrautilización, según Vertice. En el caso de Productiv, la infrautilización supera el 50%.

Para complicar las cosas, el Índice de Inflación SaaS 2024 de Vertice muestra que, incluso sin comprar una nueva licencia, las empresas gastarán un 8,7% más en SaaS en 2024. Se trata de una «inflación del software» que ha superado el índice de inflación de EE.UU. y de muchos otros países. Según Vertice, casi tres cuartas partes (73%) de los proveedores de software aumentaron sus precios en 2023.

Por primera vez, según Eldar Tuvey, director general y fundador de Vertice, en 2023 las empresas gastarán más en software como servicio que en prestaciones sanitarias para sus empleados. Las cifras proceden de la base de datos de Vertice sobre compras a 16.000 proveedores.

La startup, que tiende un puente entre los directores financieros y la tecnología con su herramienta Cloud Cost Optimisation para gestionar los gastos de SaaS, acaba de cerrar una ronda de inversión de Serie B de 25 millones de dólares, liderada por 83North y Bessemer Ventures, un fondo especializado en startups de la nube. En total, Vertice ha recaudado 51 millones de dólares desde enero de 2022 y sus ingresos recurrentes (ARR) se multiplicaron por 7 en 2023.

Las empresas actuales adoptan el software como servicio para añadir funciones rápidamente, sin grandes inversiones en infraestructura y personal para desarrollarlas internamente. Un empresario elige un servicio, firma un contrato y dispone rápidamente de una herramienta de CI/CD, un sistema completo de gestión de recursos humanos u otra aplicación empresarial.

He aquí los pasos para una gestión eficaz de los gastos de SaaS:

1. Identifica todas las aplicaciones SaaS en uso, incluidas las adquiridas formalmente, así como las aplicaciones resultantes de un gasto inadecuado o heredadas de fusiones y adquisiciones. Las empresas que no dispongan de un registro actualizado de todas las aplicaciones en uso, pueden empezar analizando las facturas recurrentes. El reto de este método son los distintos ciclos de facturación. Algunos programas se pagan trimestralmente, mientras que otros pueden pagarse anualmente o más, lo que crea una extensa lista de facturas que deben revisarse para identificar cualquier gasto en SaaS.
2. Recopila detalles relevantes sobre tu gasto en SaaS para conocer las métricas que determinan los costes. Una vez identificadas todas las aplicaciones SaaS, recopila puntos de datos importantes de los contratos SaaS, incluyendo
   • Condiciones de pago
   • Estructura de precios
   • Duración del contrato
3. Analizar el impacto y el uso del gasto en SaaS. Identifica las áreas de gasto excesivo, redundancia, infrautilización y TI invisible. Este análisis puede realizarse utilizando diversas herramientas, como hojas de cálculo o software de gestión del gasto en SaaS.
4. Desarrollar un plan para reducir el gasto en SaaS. Este plan debe incluir acciones específicas que la empresa emprenderá para reducir sus gastos de SaaS, entre ellas
   • Negociar mejores precios con los niveles de utilización actuales o encontrar formas de consolidar proveedores, captar volumen o descuentos en varios productos.
   • Eliminar las suscripciones o licencias de software no utilizadas o infrautilizadas.
   • Busca proveedores de la competencia a través de sitios de reseñas (por ejemplo, G2) que puedan ayudar a identificar alternativas más baratas a las aplicaciones que se utilizan actualmente.
5. Pon en marcha el plan para reducir el gasto en SaaS. Esto puede implicar algunas o todas las acciones enumeradas anteriormente o la implantación de un software o plataforma de gestión de gastos SaaS.

Una solución de gestión del gasto SaaS puede ayudar a automatizar el proceso de gestión y optimización de la pila SaaS y proporcionar información sobre dónde se pueden reducir los costes o invertir mejor. Dado el número de aplicaciones que utilizan la mayoría de las organizaciones y las renovaciones que procesan al año, el uso de una plataforma de gestión del gasto SaaS especialmente diseñada puede ahorrar tiempo y dinero y proporcionar visibilidad en tiempo real de tu pila SaaS. Aunque pueda parecer extraño comprar software para ayudarte a ahorrar en software, una solución de gestión de gastos SaaS te ayuda a garantizar que maximizas continuamente tus inversiones en SaaS.